This page is primarily in Dutch as the AVG (GDPR) is Dutch legislation. An English summary is available on the Privacy Policy page.
1. Wie zijn wij (verwerkingsverantwoordelijke)?
ViaICT BV is de verwerkingsverantwoordelijke (controller) in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, Verordening (EU) 2016/679).
Aarhusweg 2–9, 9723 JJ Groningen
KvK: 71450580 · BTW: NL858720437B01
E-mail: privacy@viaict.com
Telefoon: +31 (0)50 785 2393
ViaICT verwerkt persoonsgegevens conform de AVG en de aanvullende Nederlandse Uitvoeringswet AVG (UAVG).
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
ViaICT verwerkt de volgende categorieën persoonsgegevens:
- Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam — verkregen via het contactformulier op de website.
- Klant- en contractgegevens: naam, functie, bedrijfsadres, facturatiegegevens, contactgeschiedenis — verkregen bij het aangaan van een overeenkomst.
- Communicatiegegevens: e-mailcorrespondentie, supportberichten — verzameld gedurende de dienstverlening.
- Technische loggegevens: IP-adres, browser, bezochte URL, tijdstempel — automatisch vastgelegd door onze hostinginfrastructuur (Cloudflare) voor beveiliging en beschikbaarheid.
Wij verwerken geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (art. 9 AVG) zoals gezondheidsgegevens, biometrische gegevens of gegevens over ras of etnische afkomst.
3. Doeleinden en grondslagen
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor specifieke, omschreven en gerechtvaardigde doeleinden:
- Beantwoorden van een aanvraag of demo-verzoek — grondslag: uitvoering van een (pre-)overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) of gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG).
- Levering van software en integratiediensten — grondslag: uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).
- Facturatie en boekhouding — grondslag: wettelijke verplichting op grond van het Burgerlijk Wetboek en de Wet op de omzetbelasting (art. 6 lid 1 sub c AVG).
- Beveiliging en fraudepreventie — grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG).
- Nieuwsbrief / commerciële updates — grondslag: toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG). U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken.
4. Bewaartermijnen
- Aanvraaggegevens (geen overeenkomst): 2 jaar na het laatste contact, daarna vernietigd.
- Klant- en contractgegevens: 7 jaar na einde van de overeenkomst (wettelijke bewaarplicht voor de boekhouding).
- Serverlogs: maximaal 90 dagen, daarna automatisch verwijderd door de hostinginfrastructuur.
- Toestemmingsgebaseerde communicatie: totdat u zich uitschrijft of uw toestemming intrekt.
5. Uw rechten als betrokkene
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten. U kunt deze rechten uitoefenen door contact op te nemen via privacy@viaict.com. Wij reageren binnen één maand (art. 12 AVG); bij complexe verzoeken kan dit worden verlengd met maximaal twee maanden.
U heeft het recht om een kopie op te vragen van de persoonsgegevens die wij van u verwerken en om informatie te ontvangen over de verwerkingsdoeleinden, categorieën, ontvangers en bewaartermijnen.
U heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren of aanvullen.
U heeft het recht om verwijdering van uw persoonsgegevens te verzoeken, tenzij wij een wettelijke verplichting hebben om ze langer te bewaren.
U heeft het recht om de verwerking van uw gegevens te beperken in bepaalde omstandigheden, bijvoorbeeld terwijl u bezwaar heeft gemaakt.
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen en over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens op basis van een gerechtvaardigd belang of voor direct marketing. Wij staken de verwerking tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden aanvoeren.
Waar verwerking berust op uw toestemming, kunt u die te allen tijde intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
ViaICT neemt geen beslissingen die u significant raken uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking, inclusief profilering.
6. Een verzoek indienen
Stuur uw verzoek naar:
Vermeld duidelijk: (1) welk recht u wenst uit te oefenen, (2) uw naam en contactgegevens, en (3) een kopie van een geldig identiteitsbewijs (wij vragen dit ter verificatie van uw identiteit; wij bewaren een kopie niet langer dan noodzakelijk voor afhandeling van uw verzoek).
Wij reageren binnen 30 dagen. Bij complexe verzoeken kan dit worden verlengd met maximaal twee maanden; wij informeren u dan tijdig.
7. Ontvangers en doorgiften buiten de EER
ViaICT deelt persoonsgegevens uitsluitend met:
- Cloudflare, Inc. — hosting, CDN, DNS (als verwerker onder een verwerkersovereenkomst). Cloudflare verwerkt loggegevens conform de AVG; doorgifte buiten de EER vindt plaats op basis van Standaard Contractbepalingen (SCCs).
- E-maildienstverleners — voor transactionele e-mailbeantwoording van contactformulieren.
- Boekhoudsoftware / accountants — alleen factuur- en financiële gegevens, op basis van een wettelijke verplichting.
- Subverwerkers — uitsluitend voor de uitvoering van de overeengekomen diensten, onder een verwerkersovereenkomst.
- Overheidsinstanties — indien wettelijk verplicht.
Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.
8. Cookies
De website van ViaICT gebruikt geen tracking- of analytische cookies. Er worden geen permanente cookies geplaatst door derde partijen. Technische (functionele) cookies kunnen door de browser worden gebruikt bij het verzenden van een contactformulier; deze bevatten geen persoonsgegevens en worden na de sessie verwijderd.
Omdat er geen niet-functionele cookies worden gebruikt, is een cookiebanner niet wettelijk vereist.
9. Beveiliging
ViaICT neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang of openbaarmaking. Dit omvat onder meer:
- HTTPS-encryptie voor al het webverkeer;
- Toegangscontrole op systemen met persoonsgegevens (need-to-know);
- Regelmatige back-ups en beveiligingsmonitoring.
Bij een datalek dat een risico vormt voor betrokkenen, zullen wij de Autoriteit Persoonsgegevens informeren binnen 72 uur conform art. 33 AVG, en betrokkenen waar nodig informeren conform art. 34 AVG.
10. Verwerkersovereenkomst
Wanneer ViaICT als verwerker persoonsgegevens verwerkt namens klanten (verwerkingsverantwoordelijken), sluiten wij een verwerkersovereenkomst (Data Processing Agreement) conform art. 28 AVG. Neem contact op via privacy@viaict.com voor het aanvragen van een verwerkersovereenkomst of voor vragen over onze verwerkersrol.
11. Klacht indienen bij de toezichthouder
Als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet correct verwerken, kunt u een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder:
Autoriteit Persoonsgegevens (AP)
Hoge Nieuwstraat 8, 2514 EL Den Haag
Telefoon: 0900 2001 201
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Wij stellen het echter op prijs als u eerst contact met ons opneemt zodat wij eventuele klachten kunnen oplossen.
12. Wijzigingen
ViaICT kan dit AVG/GDPR-document bijwerken wanneer dat noodzakelijk is. Materiële wijzigingen worden op de website gecommuniceerd. De datum bovenaan de pagina geeft de meest recente versie aan.
13. Contact
Voor vragen over privacy of AVG/GDPR:
ViaICT BV
Aarhusweg 2–9, 9723 JJ Groningen
privacy@viaict.com
+31 (0)50 785 2393